Recomendamos a leitura de nosso artigo sobre livro de ocorrências de condomínio para entender como usar este importante registro da vida do condomínio. Além disso, recomendamos ler o modelo de termo de abertura de livro de ocorrências , e também o modelo de termo de encerramento de livro de ocorrências , para conhecer o “pacote” completo de modelos sobre este assunto.

A pessoa que registra a ocorrência deve tomar os seguintes cuidados:

• A ocorrência deve ser redigida de forma objetiva, restringindo-se aos fatos, sem apresentar qualquer juízo de valor.
• A ocorrência deve ser registrada com todos os detalhes necessários para que, no futuro, alguém possa ler o que ficou registrado e entender o que aconteceu sem precisar buscar outros registros, ou conversar com quem registrou para saber o que houve.
• Tome cuidado para não entrar em detalhes da vida pessoal das pessoas envolvidas que não sejam estritamente necessários para o registro da ocorrência.
• Ao registrar a hora, use o sistema de 24 horas. Deste modo, “4:25 da tarde” é igual a “16:25”.

O modelo

Ocorrência nº [número da ocorrência]

Data da ocorrência: [Data da ocorrência]
Hora da ocorrência: [Hora da ocorrência]
Descrição da ocorrência: [Descreva detalhadamente o evento ocorrido]
Ações tomadas: [Descreva as providências adotadas diante da ocorrência]
Data do registro: [Data do registro da ocorrência]
Hora do registro: [Hora do registro da ocorrência]
Assinatura do responsável pelo registro: _______________________

Exemplo preenchido

Ocorrência nº 123456789

Data da ocorrência: 31/02/2189
Hora da ocorrência: 5h45min
Descrição da ocorrência: Condômino José informa que o veículo placa ABC12D3 foi estacionado na porta da garagem, impedindo condôminos de sair com seus veículos para trabalhar. O veículo é de propriedade do condômino João, do apartamento 102.
Ações tomadas: porteiro Matias interfonou para o apartamento 102 às 5h47min. Ninguém atendeu. Porteiro Matias ligou para a síndica Joselene às 5h58min. Síndica interfonou para o apartamento 102 às 6h12min. Ninguém atendeu. Síndica Joselene ligou para a autoridade de trânsito às 6h31min solicitando reboque do veículo. Guincho chegou ao condomínio às 8h45min, levando o veículo rebocado às 9h17min. Condômino João comparece à portaria às 10h12min procurando saber o que aconteceu com seu veículo. Porteiro Elias orientou a ligar para a síndica Joselene, e encerrou a ocorrência às 11h05min.
Assinatura do responsável pelo registro: Elias Bispo dos Anjos Silva / Joselene Macedo Weffort

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